Pengurusan fail peribadi yang baik sangat penting bagi guru, ini bagi memastikan segala dokumen yang diterima disimpan dengan baik. Kita juga percaya setiap guru sebenarnya sudah mengetahui hal ini. Surat-surat dari SPP terutamanya hendaklah disimpan dengan baik dan selamat, bukan hanya 2,3 tahun, bahkan anda perlu simpannya biarpun sudah bersara. Bagi yang belum mempunyai fail peribadi guru, anda bolehlah menyediakannya sekarang.
Apakah dokumen penting yang perlu disimpan dengan rapi?
Terdapat banyak dokumen yang perlu disimpan, boleh dikatakan semua dokumen yang berkaitan dengan perkhidmatan mesti dimasukkan ke dalam fail.
Namun yang ingin difokuskan di sini adalah senarai surat dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran (SPP) iaitu:
- Surat Tawaran Pelantikan Tetap Sebagai Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
- Surat Pengesahan Pelantikan
- Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan
- Surat Pemberian Taraf Berpencen
Ini merupakan 4 Surat Utama yang anda wajib simpan sampai bila-bila, kerana setiap kali urusan kenaikan pangkat atau Gred secara TBBK segala surat ini akan diminta.
Anda juga perlu memberi salinan setiap surat di atas kepada pihak kerani sekolah unutk dimasukkan ke dalam Fail Peribadi JPN di Pejabat.
Surat Tawaran Pelantikan
Surat ini merupakan surat yang telah dihantar oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan (SPP), anda boleh lihat pada ‘Letter Head’ yang telah digunakan. Kebiasaanya bagi mereka yang baru menerima penempatan akan diberikan surat ini pada hari pertama ‘posting’.
Surat Pengesahan Pelantikan
Surat ini juga merupakan surat yang diterima dari SPP, ia akan dihantar ke sekolah tempat kita bertugas. Ia diberikan setelah pihak SPP menerima dokumen-dokumen yang telah disenaraikan di dalam Surat Tawaran Pelantikan.
Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan
Surat ini merupakan surat yang ditunggu-tunggu oleh guru baharu, selagi tidak dapat surat ini, anda tidak boleh ‘duduk diam’. Kelewatan menerima surat ini akan menjejaskan proses-proses lain, sehinggakan anda terpaksa melanjutkan lagi tempoh percubaan.
Bagi mereka yang tiada masalah, dokumen lengkap, Guru Besar dan Kerani uruskan dengan cekap, anda oleh dapat pengesahan lantikan seawal setahun setelah lantikan (mengikut tarikh lantikan pada surat).
Surat Pemberian Taraf Berpencen
Surat ini juga dari SPP yang mana menerangkan pilihan yang telah anda pilih sama ada memilih Skim Pencen atau KWSP. Ramai yang tidak sabar untuk menerima surat ini, Sekiranya anda memilih skim pencen, surat ini digunakan untuk kerani membuat pemberhentian pemotongan KWSP dan anda juga memerlukannya untuk membuat pengeluaran KWSP.
Segala dokumen ini digalakkan untuk disimpan di:
- Fail Peribadi Anda: Original
- Fail Peribadi di Pejabat: Salinan
- SImpanan Online Seperti Google Drive: Scan dan Save di Google Drive
Kenapa perlu simpan di atas talian? Penyimpanan secara online merupakan salah satu cara untuk kita menjaganya dengan selamat. Jika berlaku kes-kes kehilangan dokumen, bencana alam seperti banjir, kebakaran atau sebagainya, anda mempunyai simpanan ‘Backup’. Cuma yang perlu anda ingat adalah password untuk membuka emel anda.
Semoga info dan maklumat ini dapat membantu anda semua dalam memastikan proses pengesahan jawatan dalam perkhidmatan dapat berjalan lancar.
