Pengurusan fail merupakan perkara penting yang perlu diketahui terutamanya bagi penjawat awam, tidak kira anda berpangkat rendah mahupun tinggi, kerana setiap dari anda pasti terlibat dengan fail. Sekiranya anda seorang kakitangan kerajaan, ilmu berkenaan pengurusan fail perlu supaya anda dapat membezakan atau mengenali penggunaan fail di pejabat anda.
Apakah Maksud / Pengertian Sistem Fail?
Sitem Fail ialah suatu proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama. Proses mengklasifikasi, menyusun menyimpan dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan pengurusannya apabila diperlukan.
Mengapa Pengtingnya Pengurusan Sistem Fail?
Antara kepentingannya ialah, ia dapat melicinkan dan melancarkan pengurusan sesebuah organisasi. Ia juga sebagai satu keperluan untuk menyimpan dan merekod dokumen-dokumen penting, catatan, surat, dan keputusan yang telak dilaksanakan.
Dengan adanya
pengurusan fail yang sistematik sesuatu rekod mudah dicari apabila diperlukan tanpa membuang masa yang banyak. Kita juga dapat menyimpan segala rekod dan dokumen dengan selamat dan tersusun.
 |
| Pengurusan Fail |
Warna Kulit Fail Rasmi
TERBUKA : Bagi fail terbuka warna kulit fail yang digunakan ialah PUTIH.
TERHAD : PUTIH dan tercatat perkataan TERHAD.
SULIT : HIJAU dan tercatat perkataan SULIT.
RAHSIA : MERAH JAMBU berpalang dan tercatat perkataan RAHSIA.
RAHSIA BESAR: KUNING dan BERPALANG MERAH dan tercatat perkataan RAHSIA BESAR
Jenis-jenis Sistem Fail
Akta Rahsia Rasmi 1972 & Arahan Perkhidmatan 1974
Jenis pengelasan fail iaitu:
1. Rahsia Besar (kuning berpalang merah)
Maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan dan belum dibentangkan di dalam parlimen.
2. Rahsia (merah Jambu)
Urusan yang berkaitan dgn pembangunan kerajaan
3. Sulit (hijau)
Urusan berkaitan pengurusan pentadbiran kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri.
4. Terhad(putih tetapi ditanda/cop perkataan terhad)
Fail yang edarannya terhad cthnya di sekolah butiran peribadi staf dianggap sbg maklumat terhad.
5. Terbuka (putih)
Fail yang berkaitan dgn pengurusan harian sesebuah jabatan.
6. Sampul Kecil (kuning)
Fail sementara yang diwujudkan berlandaskan fail yang utama.
7. Fail Timbul (putih)
Bahan-bahan atau maklumat yang belum diedarkan kepada pegawai-pegawai.
Penutupan Fail
- Sesuatu fail hendaklah ditutup apabila telah mengadungi 100 kandungan atau difikirkan terlalu tebal.
- Setelah ditutup , fail tersebut hendaklah dicatat dengan Jilid l.
- Fail baru dibuka dan dicatat dengan Jilid ll.
- Nombor rujukan fail yang sama digunakan.
- Nombor siri surat menggunakan nombor baru iaitu bermula dengan satu ( 1 ) .
